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Besoin d’aide pour gérer son site e-commerce ?

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aides pour gérer son e-commerce

Aujourd’hui, la majorité des enquêtes vont dans le même sens : l’e-commerce est le nouvel eldorado pour les chefs d’entreprises, on peut tout vendre en quelques clics, le chiffre d’affaires du e-commerce se compte en millions d’euros…

Mais si créer une boutique e-commerce devient de plus en plus facile, développer ses ventes et pérenniser son e-commerce est un peu moins évident. Et ce quelque soit sa plate-forme e-commerce : gestion d’une boutique Prestashop, gestion d’un site Magento…
Pour tous les e-commerçants soucieux de rentabiliser leur e-commerce, quelques leviers fondamentaux pour une stratégie e-commerce gagnante :

1/ La visibilité des commandes

Afin de préparer ses commandes avec succès, l’e-commerçant doit visualiser rapidement le maximum d’informations sur ses commandes en cours : indicateurs de stocks, source et paiement de la commande, marge réalisée… Avoir le maximum d’informations sur les commandes de ses clients permet de mieux s’organiser pour leur préparation.

2/ La préparation des commandes

Une préparation efficace doit allier à la fois : souplesse, rapidité et qualité. L’utilisation d’une solution de gestion permettra de globaliser l-a préparation de commandes et ainsi de réduire les temps de préparation.
Exemples :

  • Les allers et retours dans un entrepôt pourront être réduits grâce à l’utilisation de bon de picking.
  • La recherche d’articles peut également être facilitée par la mise en place de localisation par articles (zone de stockage)
  • La gestion du colisage pourra également permettre de gagner du temps dans le choix de l’emballage nécessaire pour une expédition
  • …

3/ Réapprovisionnement

Pour être efficace dans sa gestion, l’e-commerçant devra étudier le mode de réapprovisionnement le plus adapté : achat de marchandises à des fins de stockage, drop-shipping (livraison direct fournisseur) ou achat de marchandises à flux tendu.
Et de bien garder à l’esprit que le back office standard d’un site e-commerce n’a pas vocation à gérer la fonction de réapprovisionnement et de réception de marchandises. Un e-commerçant aura besoin d’une solution lui permettant de répondre à ce besoin.

4/ Réception

Lors d’une réception de marchandise, l’e-commerçant devra bien s’assurer de la conformité des produits reçus.
Les décalages entre les articles commandés et les articles réceptionnés doivent être détectés le plus tôt possible afin d’être réactif dans la gestion des anomalies.

5/ Gestion comptable

Un e-commerçant comme tout commerce de ventes, se doit de tenir une comptabilité. Face à la multitude des flux dans l’e-commerce (commandes clients, achats fournisseurs, place de marchés…), la gestion des règlements et des pointages (lettrage e-commerce) en comptabilité doit retenir toute l’attention d’un e-commerçant.
Le suivi de sa comptabilité permettra à l’e-commerçant d’avoir une visibilité plus forte sur sa rentabilité : suivi de la marge commerciale mais également des autres charges indirectes (salaires, frais marketing…).

[E-Commerce] Nouvelle problématique émergente du e-commerce : le lettrage

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logiciel lettrage comptable

Face à la multitude de transactions inhérente à la vente en ligne (commandes clients, achats fournisseurs, market places…), un logiciel de lettrage dédié à l’e-commerce devient indispensable pour simplifier le système de rapprochement et de lettrage.

En comptabilité, comme dans tous les commerces, il est obligatoire de rapprocher les règlements des factures et de justifier le détail des rapprochements.

Les moyens actuels utilisés par des e-commerçants pour effectuer ce rapprochement sont très souvent générateurs de temps, peu fiables, parfois sources d’erreurs face aux nombres conséquents de flux à traiter.

Autre contrainte : rapprocher une facture avec un règlement engendre un volume très important d’écritures comptables. Ce volume sera difficilement supportable dans un logiciel de comptabilité traditionnel.

Partant de ces constats, l’éditeur Speedinfo a conçu OpenSi E-Lettrage, le 1er logiciel de lettrage automatique dédié à l’e-commerce.

Utiliser un logiciel de rapprochement e-commerce de ce type permet d’avoir une comptabilisation moderne en centralisant tous les flux générés et automatisant les tâches de rapprochement et de lettrage.

La solution de rapprochement et de lettrage absorbe les volumes de flux très importants et traite automatiquement 98% des données. Pour les 2% restants, le logiciel assiste l’utilisateur dans sa recherche.

Avec OpenSi E-Lettrage, le gain de temps et la fiabilité des données sont assurés, pour un retour sur investissement maximisé.

[E-Commerce] Comment gérer les soldes sur votre site e-commerce ?

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Soldes 2013
Comme chaque année, l’époque des soldes est une période phare pour l’e-commerce. Les soldes sont l’occasion de réaliser des bonnes affaires pour les e-acheteurs mais également pour les e-commerçants, à condition d’être bien préparer.

Pour être prêt pour les soldes, l’e-commerçant doit s’assurer que son process de gestion des commandes et du stock est assez performant pour faire face à l’affluence des visiteurs et à la valse des prix. L’enjeu est de gagner du temps dans toutes les étapes de traitement et de suivi des commandes.

Liste non-exhaustive des points stratégiques à surveiller en termes de gestion lors de la période des soldes pour optimiser son activité de gestion :

  • Anticiper les moyens humains pour réceptionner et préparer les colis
  • S’assurer que les produits en ligne sont toujours en stock pour anticiper la rupture de stocks
  • Expédier le nombre important de colis le plus rapidement possible et sans casse, en prévoyant des possibilités d’expédition en lot
  • Vérifier si les prix sont bien passés en prix soldés et que ces prix sont corrects
  • Réagir rapidement en cas de baisse des prix d’un concurrent, en visualisant quasi instantanément le maximum d’informations sur ses articles : marge réalisée sur un produit donné, indicateurs de stocks…
  • Communiquer et être très explicite sur sa politique de retour de commandes vis-à-vis des clients mais également des équipes en interne. L’objectif est de savoir quelle procédure doit être mise en place à la réception d’une commande client : quelle est la raison du retour (produit défectueux, produit abimé…), que faire du produit (remise en stock, renvoi fournisseur, prix dégriffé, casse…)
  • …

Il faut également garder à l’esprit qu’en période de soldes, bien que l’objectif premier des e-commerçants soit d’écouler le surplus de marchandises stocké, les vendeurs en ligne peuvent aussi profiter de cette période pour fidéliser les clients. Cette fidélisation passe par une qualité de service irréprochable. Malgré l’affluence des commandes, l’e-commerçant doit pouvoir démontrer ses compétences organisationnelles pour honorer ses commandes. A l’inverse, lorsque l’e-acheteur a une mauvaise expérience en commandant sur un site e-commerce en période de soldes (délai de livraison non-respecté, non-conformité du produit), il ne reviendra en général pas commander sur cette boutique, avec ou sans période de promotions.

Un logiciel de gestion e-commerce permet d’accompagner l’e-commerçant et lui faire gagner du temps dans le traitement et le suivi des commandes. Les vendeurs en ligne peuvent ainsi faire preuve de réactivité et de souplesse face à l’affluence des commandes.

Cette année, les soldes d’hiver commenceront mercredi 9 janvier 2013 à 8 heures du matin et se termineront le mardi 12 février 2013.

Speedinfo : Bilan 2012 et perspectives 2013

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2012 aura été une année riche en actualités et en projets pour Speedinfo. A l’image des années précédentes, l’activité de Speedinfo en 2012 est restée à un niveau très soutenu.

De nouveaux sites e-commerce sont venus s’ajouter aux références clients OpenSi. Parmi eux, E-Network.fr, spécialisé dans l’informatique, Label Habitation.com, spécialiste des produits liés à la maison (alarmes, chauffages, radiateurs…), ou encore Akoah.com, vente en ligne d’articles de sports aquatiques.

Cette année, Speedinfo a également été invité à intervenir lors de différents colloques : Journées Régionales de la Création et reprise d’Entreprise à Rennes, table ronde proposée par la CCI de Grenoble… Autant d’occasions pour l’éditeur d’OpenSi de partager son expérience en matière de gestion d’entreprise et de e-commerce.

Dans cette optique, la rentrée 2012 a également été marquée par la sortie du Livre Blanc de Speedinfo, dédié à la gestion de sites e-commerce et intitulé « Les 5 notions clés pour pérenniser son activité e-commerce ». Proposé gratuitement, ce livre blanc permet à tous les e-commerçants d’évaluer et de maitriser les tenants et aboutissants d’une activité commerciale dans le secteur de l’e-commerce.

Côté projet, Speedinfo a lancé en cette fin d’année le logiciel de rapprochement bancaire et lettrage e-commerce OpenSi E-Lettrage, la 1ere solution capable d’effectuer automatiquement le lettrage des factures avec les règlements e-commerce. L’équipe Speedinfo a développé une solution de lettrage comptable e-commerce capable de traiter la multitude de transactions inhérente à une activité e-commerce : commandes fournisseurs, comparateurs, markets place… Ce tout nouveau logiciel modernise la comptabilité e-commerce en évitant des ressaisies inutiles et des risques erreurs.
Indépendant mais complémentaire du logiciel OpenSi E-Commerce, le logiciel OpenSi E-Lettrage a été très bien accueilli par les utilisateurs actuels des solutions OpenSi.
L’année 2013 n’est pas en reste. Très prochainement, une nouvelle version du logiciel OpenSi sera proposée. Des améliorations orientées métier sont au rendez-vous pour cette nouvelle mise à jour, parmi elles :

  • La traçabilité des articles pour un meilleur suivi des ventes grâce aux numéros de série des articles
  • Une meilleure gestion de stocks (classification ABC, transfert de stock…)
  • Une aide au réapprovisionnement (mise à disposition d’un moteur de calcul de besoin…)

Enfin, Speedinfo a tout récemment intégré la communauté SEPAmail. SEPAmail est un nouveau service de messagerie bancaire sécurisée qui permettra le paiement des factures via la banque en ligne. Avec SEPAmail, les clients des banques pourront effectuer des opérations très simplement depuis leur ordinateur (validation d’une commande, règlement d’une facture…). Ce projet s’inscrit dans la volonté d’homogénéiser d’ici 2020 les échanges dématérialisés au sein de l’Union Européenne.
Dans cette optique, Speedinfo a d’ors et déjà apporté son expertise en gestion et en e-commerce en développant le 1er connecteur SEPAmail pour le secteur de l’e-commerce. Toutes les initiatives de Speedinfo autour du projet SEPAmail seront mises en lumière très prochainement.

[Vidéo] La gestion de son site e-commerce : enjeux et solutions (2/2)

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Il y a quelques jours, Speedinfo, éditeur d’OpenSi, a animé une conférence dédiée à la gestion d’un site e-commerce. Résumé en images :

Partie 2 : Gestion et e-commerce : quels sont les facteurs clés de succès ?

Pour être rentable, un e-commerçant doit avoir une gestion efficace de son e-commerce. Cela passe par différents éléments : la gestion des commandes, la gestion de stock et d’achats et la comptabilité.

1/ Gestion des commandes – visibilité prix

On constate aujourd’hui que le critère de prix est très important pour les e-acheteurs. Et contrairement à un commerce traditionnel, les clients peuvent quasi instantanément comparer le prix d’un article sur plusieurs boutiques avant de l’acheter. Des sites de comparateurs de prix permettent notamment de connaitre tous les tarifs pour un même produit d’un simple clic.

L’enjeu pour l’e-commerçant est ici d’être en capacité de pouvoir optimiser en permanence ses prix. Certains e-commerçants n’hésitent pas d’ailleurs à changer les prix de leurs produits plusieurs fois par jour selon les prix des fournisseurs, des concurrents…
Attention toutefois à bien vérifier sa marge aux niveaux de chaque article pour ne pas vendre ses produits à perte.

2/ Gestion des commandes – préparation

L’un des meilleurs avantages de l’e-commerce est de permettre d’apporter une souplesse dans la gestion des stocks. Contrairement au commerce traditionnel où le client retire sa marchandise directement en boutique, dans l’e-commerce il n’est pas obligatoire d’avoir le produit dans son stock.

Il existe 2 cas de figures distincts : soit l’e-commerçant stocke ses produits dans son propre entrepôt, soit il fait appel à un logisticien pour stocker et livrer les produits.
Cela dépend notamment du secteur d’activité. Par exemple, un marchand qui vend des produits de luxe ou des articles fragiles préférera entreposer ses articles dans son propre stock. Dans ce cas de figure, l’e-commerçant devra avoir des outils pour gérer les emplacements de ses produits, générer des bons de picking…)
Dans tous les cas, l’e-commerçant devra être réactif, pouvoir s’adapter en fonction des périodes et communiquer un maximum avec ses clients.

3/ Communication client

Même si de plus en plus d’internautes achètent sur Internet, l’acte d’achat reste encore anxiogène. Il convient alors de rassurer et d’informer au maximum le client. Une fois qu’un client à passer commande en ligne, il faut pouvoir guider l’internaute dans le suivi de sa commande.

L’idée est de pouvoir mettre en place une procédure de communication automatique. Quelques pistes : commande en attente de paiement, préparation en cours, demande de réassort, préparation à l’expédition, commande expédiée, numéro de suivi de colis.
Un client ne vous en voudra jamais de trop communiquer sur l’état de sa commande. Et de se rappeler : si un client appelle, c’est déjà qu’il y a un problème car il n’aurait pas dût vous appeler.

En termes de communication, il est également important de pouvoir donner des informations sur le retour de marchandises, beaucoup plus conséquent dans l’e-commerce que dans le commerce traditionnel, et encore plus important dans les secteurs de l’habillement et des chaussures. Il faut absolument être préparé à gérer ce type d’action en communicant sur sa politique de retour marchandises (gratuité, délais de retour…)

 

D’autres notions sont à prendre en compte pour une gestion efficace de son ecommerce :

  • la gestion de stock et d’achats pour éviter la rupture de stocks et le coût élevé de marchandises stockées. Il faut bien connaître son stock et les produits qui rapportent (catégorisation ABC, taux de rotation/période…)
  • le réapprovisionnement du stock : « dois-je acheter des marchandises à des fins de stockage ou plutôt travailler en flux tendus ? Ai-je suffisamment confiance en mon fournisseur pour faire du drop shipping (livraison directe fournisseurs) ?…

Voir ou revoir la première partie de la vidéo « La gestion de son site e-commerce : enjeux et solutions ».